できるだけ多くのシステムを調べましょう。
会社のウェブサイトをみたり、機能リストを一目みるだけで消去できるものがたくさんあります。
そこで、だいたい、いいなと思うものが10以下に絞られてきます。
そこで、大まかな選択過程を以下にまとめてみました。
1)自分が必要な機能をまず書き出し、スプレッドシートに表をつくる
各システム会社のウェブサイトにはありとあらゆる機能が載っており、必要のないものもたくさんあります。 このような表をつくりまとめていくと、比較しやすくなります。同僚や、上司に選定過程を話すのにも、だらだら口だけで説明するよりも、表があれば、聞く方も説明する方も頭の整理がしやすくて楽です。
2)不明な点があれば、会社に問い合わせてみる
ウェブサイトに全ての機能が載っているとは限りません。すぐに返事が来るか来ないか、対応の良し悪しも、よい判断材料になります。
3)デモをリクエストする
表とひらめっこしても、なかなか決断できないものです。私の経験上、機能は十分でも実際に使ってみると、とても操作しにくいものも多々ありました。
ファイルを実際にアップロードできるものもあるので、試用期間内にできるだけいろいろなことをしましょう。
4)再考に再考を重ねて
5)必要なら費用面を交渉する
これだ!というシステムが見つかっても、費用が予算を上回ることもあります。そのようなときは営業の人に相談して、割引をしてもらえるか、本来有料のオプション機能を無償で付け加えてもらえるか交渉してみましょう。
ソフトウェア会社も必死なので、応じてくれるところが多々あります。
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